DATEV Unternehmen Online

Digitalisierung erfolgreich und nachhaltig beim Mandanten einsetzen

Digitalisierung erfolgreich nutzen

Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde. DATEV besetzt dieses Thema – seit mittlerweile fast 10 Jahren – unter anderem mit dem Produkt "DATEV Unternehmen Online". Mit der Erfahrung von über 600 umgesetzten Projekten begleiten wir Sie und Ihre Mandanten auf dem Weg in die neuen, "digitalen" Welten.

Argumente für Mandanten

Immer wieder hören wir das Argument, Unternehmen Online sei nur etwas für "technikaffine" Mandanten. Diesem Argument widersprechen wir nachdrücklich. Alle zur Verfügung stehenden Bedienelemente sind in den letzten Jahren so einheitlich und intuitiv geworden, dass jeder nach kürzester Einarbeitungszeit auch Unternehmen Online umfassend und effektiv nutzen kann. Der Focus ist dabei eindeutig: Der Einsatz von Unternehmen Online im Mandantenbetrieb ist eben gerade nicht gleichbedeutend damit, dass der Mandant seiner Kanzlei etwa "Arbeit abnehmen" würde. Diese oder ähnliche Argumentationen hören wir von Seiten der Berater/in tatsächlich immer wieder. Im Gegenteil muss der Focus – und die Argumentationskette – aber dahin gehen klarzumachen, dass mit dem Einsatz von Unternehmen Online eine echte Effizienzsteigerung und Zeitersparnis für den Mandanten einhergeht.


Beispiele für die Nutzenargumentation

Digitale Belegablage

Weniger Paiper. Erfüllung gesetzlicher Vorschriften durch langfristiges, revisionssicheres Archiv.

Belegsuche

Erhebliche Zeitersparnis durch einfache Belegsuche am PC. Keine weitere Aktensuche.

Online-Banking

Zeitersparnis im Zahlprozess durch Texterkennung (OCR). Arbeitsteiliges Arbeiten, bequeme Zahlvorbereitung.

Kassenbuch

Keine "Zettelwirtschaft" mehr. Erfüllung gesetzlicher Vorschriften. Alles auf einen Blick.

Einheitliche Stammdaten

Verbesserte Zusammenarbeit. Nutzung der Stammdaten für  Zahlvorbereitung und Vorkontierung.

Lohnvorerfassung

Zeitersparnis durch online-Erfassung von relevanten Daten. Deutlich verbesserte Zusammenarbeit.

Kanzleischulung

Unternehmen-Online spart Ihren Mandanten bereits kurzfristig Zeit bei den täglichen Büroabläufen - und durch die eng verzahnte Zusammenarbeit mit der Kanzlei steigt gleichzeitig die Mandantenbindung. Wichtig ist, dass nicht nur Sie – seitens der Kanzleileitung – sondern auch Ihre Mitarbeiter über die Möglichkeiten und Vorteile der Online-Anwendungen umfassend informiert sind. Es sind ja in der Regel hauptsächlich die Mitarbeiter bzw. Sachbearbeiter, die regelmäßig die ersten Ansprechpartner der Mandanten sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sie Ihren Mitarbeitern entsprechende Schulungen angedeihen lassen. Wir sind seit Anbeginn im Bereich "Unternehmen Online" tätig und haben in der Zwischenzeit über 600 Mandanten umgestellt sowie mehr als 100 Kanzleien auf diesem Weg begleitet. Der daraus resultierende Erfahrungsschatz fließt ganz unmittelbar in unser Schulungskonzept ein.


Themenbereiche

Mandanten-Neuanlage in Unternehmen-Online

Bestell- und Einrichtungsprozess

Rechteadministration in Unternehmen-Online

Vorstellung der unterschiedlichen Authentifizierungsmöglichkeiten

Darstellung der Bearbeitungsvarianten "Standard" und "Erweitert"

Vorstellung des Prozessablaufs beim Mandanten mit LIVE-Vorführung

Nutzung des digitalen Belegarchivs in Unternehmen Online

Nutzung des DATEV Online-Bankings inklusive Zahlvorbereitung

Führung des Kassenbuchs online 

Buchen digitaler Belege in DATEV Rechnungswesen

Bereitstellen von Auswertungen für den Mandanten

Tipps, Tricks und Erfahrungen aus der Praxis

Zusatzprodukte, z.B. Upload mobil und GetmyInvoices

Blick auf zukünftige Entwicklungen

u. v. m.

Implementierung beim Mandanten

Sobald in der Kanzlei Mandanten für die Nutzung von Unternehmen Online anstehen, stellt sich regelmäßig die Frage, was genau die nächsten Schritte sind und wer die Installation sowie die Einweisung der Mitarbeiter des Mandanten vornimmt. Hier stehen wir Ihnen mit unseren Leistungen vollumfänglich zur Seite. Hier stehen wir Ihnen mit unseren Leistungen vollumfänglich zur Seite. Bereits bei den ersten Schritten, die in der Kanzlei durchgeführt werden müssen, sind wir Ihnen – sofern notwendig – behilflich: In der Folge stellt sich die Frage nach der fachgerechten Installation von "Unternehmen Online" im Mandantenbetrieb sowie die Einweisung/Schulung der dortigen Mitarbeiter. Unsere Empfehlung ist hier eindeutig: Lassen Sie diese Leistungen von einem Partner erbringen, der Erfahrung in diesem Segment hat und der zukünftig den Support erbringt, wenn Fragen oder Probleme beim Mandanten auftreten sollten.


Die Einführung von DATEV Unternehmen-Online im Überblick:

Schritt 1

Bestellung von "Unternehmen Online" im DATEV-Shop.

Schritt 2

Bestellung der Authentifizierungsmedien z.B. myDentity oder DATEV SmartLogin.

Schritt 3

Einrichtung von "Unternehmen Online" im Mandantenbetrieb und Einweisung in die effiziente Bedienung.

Schritt 4

Administrative Rechtevergabe für den/die Benutzer.


Unsere Leistungen

Vorabcheck der vorhandenen Hardware per Fernwartung(kostenfrei)

Installation der benötigten DATEV-Software

Darstellung der Bearbeitungsvarianten "Standard" und "Erweitert"

Anbindung des Scanners (falls vorhanden)

Konfiguration der DATEV Belegtransfer-Software

Ausführliche Einweisung des Mandanten, u.a. mit:

Belege scannen, heften, übertragen, bereitstellen

Effektive Handhabung elektronischer Belege

Belegablage, Belegstruktur und Belegsuche

Effektive Nutzung des Bank- und Zahlungsverkehrs

Führung des Kassenbuchs

Abrufen und Einsehen von Auswertungen

Rückmeldung an die Kanzlei und Besprechung der weiteren Vorgehensweise


Installation und Einweisung im Mandantenbetrieb -
Unsere Leistungspakete

Starter

Für Mandanten, die - im ersten Schritt -  ausschließlich Belege  scannen/digitalisieren möchten.

€250.00
netto

  • Pauschale
  • Dauer max. 2 Stunden
  • Nur per Fernwartung

Advanced

Für Mandanten, die digitalisieren und  zusätzlich Funktionen wie Bank und/oder Kasse nutzen möchten.

€375.00
netto

  • Pauschale
  • Dauer max. 3 Stunden
  • Per Fernwartung oder Vor-Ort (Fahrtkosten exklusive)

INDIVIDUELL

Für Mandanten mit individuellen Anforderungen oder bei unklaren Auftragsverhältnissen

nach Aufwand

  • 125,00 € netto pro Stunde
  • Abrechnung im 1/4 Stunden Takt
  • Per Fernwartung oder Vor-Ort (Fahrtkosten exklusive)

Schnittstellen

Ein Thema, das zunehmend an Bedeutung gewinnt, betrifft die Fragestellung, wie Daten, die im Fakturierungssystem des Mandantenbetriebs erzeugt werden, in die Buchhaltung der Kanzlei gelangen. Am Markt hat in den letzten Jahren eine Entwicklung eingesetzt, die zeigt, dass mehr und mehr – im Mandantenbetrieb eingesetzte – Fakturierungssysteme über eine funktionsfähige, teilweise sogar zertifizierte DATEV-Schnittstelle verfügen. Konkret heißt dies: Die Vorsysteme, mit denen im Mandantenbetrieb Ausgangsrechnungen geschrieben und Eingangsrechnungen erfasst werden, sind in der Lage, strukturierte Daten auszugeben in einem Format, dass diese mittelbar oder unmittelbar in die Rechnungswesen-Programme der DATEV eingelesen werden können. Relativ neu ist hierbei, dass aus den Vorsystemen – neben den reinen Datensätzen – auch die dazugehörigen Belegbilder mit ausgegeben bzw. übermittelt werden können.


Mögliche DATEV-Schnittstellen Mandant -> Kanzlei

Einfache DATEV Schnittstelle

Diese übermittelt ausschließlich Datensätze, wahlweise für Ausgangsrechnungen und/oder Eingangsrechnungen, jedoch ohne dazu gehörige Belegbilder.

XML-Schnittstelle

Diese Schnittstelle zwischen Vorsystem des Mandanten und Rechnungwesen der Steuerkanzlei bietet die Möglichkeit, neben Datensätzen (ggf. bereits vorkontiert), auch die zugehörigen Belegbilder zu übermitteln. Dies führt – im besten Fall – dazu, dass fertige Buchungssätze inklusive der entsprechenden Belegbilder in DATEVRechnungswesen importiert werden können.

DATEV Connect / Connect Online

Diese Schnittstelle ist die derzeitige "Königsdisziplin" innerhalb der DATEV-Schnittstellenwelt. Es werden hier – wie auch bei der XML-Schnittstelle – Datensätze und Belegbilder übermittelt, jedoch so, dass für die Übermittlung keinerlei Zutun auf Mandantenseite mehr notwendig ist. Der Mandant übermittelt seine Daten sozusagen vollständig "auf Knopfdruck".


Automatisierte Datenübergabe inklusive Belegbilder am Beispiel "Lexoffice"

"Lexware" bietet seit ca. 2 Jahren eine mittlerweile vielgenutzte Online-Lösung namens "Lexoffice" an, die in allerbester Weise die zuvor beschriebene "DATEV Connect-Online"- Schnittstelle bedient. Hierbei werden z.B. alle mandantenseitig geschriebenen Ausgangsrechnungen auf Knopfdruck an "Unternehmen Online" übergeben – sofern eingerichtet sogar mit zuvor ermittelter Sachkontenfindung. 

 In der Kanzlei werden in DATEV-Rechnungswesen die so zur Verfügung gestellten Rechnungsdaten über "Mandant ergänzen" eingelesen und als nahezu fertige Buchungssätze übernommen. Der Clou dabei ist, dass die Belegbilder der Ausgangsrechnungen bereits an den Buchungssätzen angeheftet sind – ganz ohne weiteres Zutun.

DATEV Marktplatz

Der DATEV-Marktplatz wurde geschaffen, um: 

  • die Lösungen zu beschreiben und vorzustellen, die im Schnittstellenmarkt vorhanden sind 
  • Softwarehersteller vorzustellen, die solche Schnittstellen am Markt anbieten 
  • technische Dokumentationen zur Verfügung zu stellen (teilweise kostenpflichtig), die Softwarehersteller für die Programmierung solcher Schnittstellen benötigen. 
Der DATEV-Marktplatz ist in den vergangenen Jahren so wichtig geworden, dass er im Internet mittlerweile als eigenständige Rubrik bereits auf der DATEV-Startseite erscheint: 

Zum DATEV Marktplatz

Mandantenveranstaltung

Viele Kanzleien haben bereits erste Mandanten auf die Nutzung von "Unternehmen Online" umgestellt, sind jedoch mit der Bandbreite der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten noch nicht vertraut. Ebenfalls stellen viele Kanzleien fest, dass – sofern nur eine geringe Anzahl an "Online"- Mandaten vorhanden ist – keine echte Effizienzsteigerung in der Kanzlei zu beobachten ist. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Der Kanzleimitarbeiter muss permanent zwischen konventioneller Bearbeitung und digitaler Bearbeitung wechseln bzw. springen. Die effektivste Art, effizent und kurzfristig zu mehr "digitalen Mandaten" zu kommen, ist die Durchführung einer Mandantenveranstaltung. Wir haben in den letzten Jahren einige dutzend solcher Mandantenveranstaltungen begleitet und können aus unserer Erfahrung berichten, dass diese relegmäßig mit durchschlagendem Erfolg endeten.


Vorbereitung & Ablauf der Veranstaltung

Mandanten auswählen

Im Zuge des Auswahlprozesses sichtet die Kanzlei Ihre Mandantenliste und wählt die angestrebte Anzahl an geeigneten Mandanten aus.

Mandanten EINLADEN

Sehr gerne stellen wir einen Mustereinladungstext zur Verfügung, mit dem bereits erfolgreich für entsprechende Veranstaltungen eingeladen wurde.

Mandantenveranstaltung

Wir zeigen fast ausschließlich die praktischen Seiten der Nutzung von "Unternehmen Online" im Mandantenbetrieb – also in Form einer echten "Live"-Vorführung.

NACHBEARBEITUNG

Sollte in der Kanzlei Sorge bestehen, mit der dann kurzfristig anstehenden Vielzahl an Online-Umstellungen nicht zurecht zu kommen, können wir diese Sorge entkräften. Nutzen Sie unser Know-How für Installation und Einweisung im Mandantenbetrieb. 

Ergänzende Produkte

GETMYINVOICES

Nie wieder Belege suchen! GetMyInvoices ist Ihre Rechnungsmanagement-Software. Die Lösung ruft Rechnungen und andere Dokumente aus Tausenden Quellen automatisch ab. Somit befinden sich sämtliche Belege an einem Ort und lassen sich bequem an den Steuerberater, in Ihre Buchhaltungssoftware und weitere Anwendungen übertragen. GetMyInvoices ist somit die ideale Ergänzung zu DATEV Unternehmen Online.

  • Online-Download
  • E-Mail-Import 
  • Zentrales Postfach
  • Beleg-Scanner
  • Import 
  • Archivsystem
  • Rechnungsaustausch
  • Workflows (demnächst verfügbar)

Mehr erfahren   Jetzt Anfragen oder 14 Tage kostenfrei testen

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Mit unseren Scanlösungen haben Sie die Möglichkeit, Belege einfach zu digitalisieren und diese an DATEV Unternehmen online, DATEV DMS oder Ihre eigenen Ablagestrukturen zu übermitteln.

  • Hohe und standardisierte Qualität 
  • Einfache Bedienung - Zeiteinsparung
  • Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online oder DMS 
  • Optimierte Dokumente - reduziert Speicherplatz und Kosten 
  •  Mandantenzuordnung

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